Entlastungsmassnahmen
Um die Belastung der Mitarbeitenden zu reduzieren, wurden zahlreiche Massnahmen ergriffen. So wurde eine COVID-Stress-Hotline eingerichtet, an die sich die Mitarbeitenden rund um die Uhr wenden konnten. Die Mitarbeitenden der Hotline konnten akute Belastungssituationen auffangen und klären oder an USZ-interne Fachstellen weitervermitteln. Das USZ verfügt über verschiedene spezialisierte Kliniken und Abteilungen, die sich in dieser Situation stärker als bisher vernetzt haben. So konnten die Klinik für Konsiliarpsychiatrie und Psychosomatik, das Gesundheitsmanagement des HRM, die Klinische Ethik, die Seelsorge und das Qualitätsmanagement gemeinsam eine professionelle Unterstützung der belasteten Mitarbeitenden anbieten. Für die Mitarbeitenden in der Intensivmedizin bot das USZ zusätzliche individuelle Entlastungsmassnahmen an. Dazu gehörten etwa Massagen, Pausenverpflegung und Anleitungen für Entspannungsübungen oder Self-Care.
Eine massgebende Rolle, um Druck und Unsicherheit im Alltag zu meistern und Ressourcen zu aktivieren, spielten die direkten Führungspersonen, aber auch der Rückhalt der Mitarbeitenden innerhalb der Teams. Die gegenseitige Unterstützung funktionierte sehr gut und trug die Mitarbeitenden durch das schwierige Jahr. Mit regelmässigen Besuchen vor Ort machten sich die Mitglieder der Spitaldirektion ein Bild der Arbeits- und Belastungssituation. Dabei waren sie im Austausch mit den Mitarbeitenden und konnten auch zusätzliche Unterstützungsmassnahmen in die Wege leiten.
Um das gewaltige Engagement aller Mitarbeitenden in dieser herausfordernden Zeit wertzuschätzen, startete das USZ die Initiative «USZ sagt Danke», die bis mindestens Ende 2021 andauern wird. Neben materiellen Zeichen der Wertschätzung wie einen «freien Tag» zum Geburtstag während des laufenden Jahres oder einen Bonus für Mitarbeitende von Pflege und MTTB, die sich um COVID-19-Patient*innen gekümmert haben, werden in den kommenden Monaten weitere Aktivitäten der Wertschätzung und zur Förderung des Zusammenhalts im Team erfolgen.
Homeoffice
Stark betroffen von der Pandemie waren auch die Mitarbeitenden der administrativen Bereiche. Sowohl während der ersten Welle im Frühling als auch ab Oktober empfahl der Bundesrat den Arbeitgebern, wo immer möglich, Homeoffice anzuordnen. Dies hat sowohl die Arbeitgeber als auch die Mitarbeitenden vor grosse Herausforderungen gestellt.
Die Umstellung auf Homeoffice ab Mitte März war am USZ dank einer konsequenten Digitalisierung der Administrationsprozesse mit nur noch wenigen papierbasierten Prozessen reibungslos möglich. Ein grosser Vorteil war, dass aufgrund des Bezugs des Bürostandorts in Stettbach bereits alle Direktionen mit Notebook, Skype-for-Business und VDI-Zugriff ausgestattet waren. So konnte praktisch über Nacht die Arbeit aus dem Homeoffice erfolgen. «Weiter wie gewohnt» oder: «Weil wir es schon immer so gemacht haben» waren in dieser Situation keine Option mehr. Hatte man in der Vergangenheit zum Beispiel Vorbehalte, Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen oder neuen Mitarbeitenden die Eintrittsunterlagen elektronisch zuzusenden, wurde aus der Not eine Tugend gemacht. Die Digitalisierung erhielt einen grossen Schub und entsprechende Massnahmen wurden rasch und erfolgreich umgesetzt. Die Erfahrung während der ersten Welle hat gezeigt, dass sich papierlose Abläufe bewähren und dass Mitarbeitende neue Arbeitsformen schnell umsetzen.
Natürlich gab es auch Herausforderungen, die ein wenig mehr Geduld benötigten. So stellte sich zum Beispiel die Abdeckung der Hotlines im Homeoffice als anspruchsvoll heraus. Auch wurde in der Zusammenarbeit mit Amtsstellen spürbar, dass die Digitalisierung schweizweit noch nicht überall auf dem Vormarsch ist und manchenorts Papier nach wie vor als «State of the Art» angesehen wird.
Auch in den Kliniken und Instituten wurde das Arbeiten im Homeoffice mehr und mehr genutzt und geschätzt. Ärztinnen und Ärzte konnten Berichte problemlos im Homeoffice schreiben und gewannen dadurch zusätzliche Flexibilität in der zeitlichen Einteilung ihrer Tätigkeit.
Kinderbetreuung
Die Kindertagesstätte konnte das gesamte Jahr den Betrieb aufrechterhalten. Als Reaktion auf die Schulschliessung in der Schweiz, wurde Ende März innert Tagen eine zusätzliche Notfall-Betreuung aufgebaut. Damit sollte sichergestellt werden, dass keine Personalengpässe durch fehlende Kinderbetreuung entstehen konnten. Das Angebot bestand bis in den Mai. Durch das Homeoffice und die Empfehlung, so viel wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten, wurden weniger Kinder in die Betreuung gebracht. Eltern, die ihre Kinder während der ersten Pandemie-Welle zu Hause betreut haben, wurden während dieser Zeit von den Kita-Beiträgen zu Lasten des USZ befreit.
Zusammenarbeit und Führung
Durch das Arbeiten aus dem Homeoffice war die Zusammenarbeit nicht mehr in gewohnter Form möglich. Zu Beginn lag der Fokus auf der Aufrechterhaltung einer funktionsfähigen Dienstleistung. Nachdem sich die Abläufe ein wenig eingespielt hatten, kamen auch Konzepte und Überlegungen zu einer aktiven Zusammenarbeit trotz Homeoffice hinzu. Die Arbeit von zu Hause aus stellt einen hohen Anspruch an die Eigenverantwortung und Fähigkeit der Mitarbeitenden, den Arbeitstag zu strukturieren und vom Privatleben abzugrenzen. Im Gegenzug profitieren die Mitarbeitenden davon, wesentlich ungestörter und konzentrierter an Themen arbeiten zu können.
Wir stellten fest, dass dank moderner Medien auch weiterhin ein Teamgefühl beibehalten werden konnte und dies sogar besser gelang als erwartet. Virtuelle Meetings, vor allem mithilfe von Videokonferenzen, gemeinsame digitale Kaffeepausen und regelmässige Telefonate wurden unverzichtbar.
Führen von Mitarbeitenden im Homeoffice war für viele Führungskräfte eine neue Erfahrung. Das USZ unterstützte sie dabei mit Tipps, Anregungen und Angeboten, die rege genutzt wurden. Dazu gehörten ein virtueller Austausch, elektronische und physische Feedbackkarten, ein Homeoffice-Barometer, mit dem die Arbeitsbedingungen und die Stimmungslage des Teams im Homeoffice erfasst werden können. Es kamen zahlreiche weitere Ideen dazu, um das Wohlbefinden und den gegenseitigen Kontakt zu erhalten und zu fördern.
Durchführung der Bildungsangebote
Mit der ersten COVID-19-Welle im März 2020 wurden die geplanten Fort- und Weiterbildungen sowie Beratungen kurzfristig abgesagt, bzw. auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Es zeichnete sich jedoch bald ab, dass sich die geplante Wiederaufnahme der Präsenzveranstaltungen aufgrund des verlängerten Lockdowns verzögern würde. Um den Mitarbeitenden, die für den Arbeitsalltag relevanten Fort- und Weiterbildungen weiterhin anbieten zu können, fanden die Präsenzveranstaltungen in einem anderen Format statt: online via Skype-for-Business, im Selbststudium mit Videosequenzen oder im Selbststudium mit Transferphasen.
Die Führungsentwicklung wurde auf Online-Formate umgestellt. Mit dem Kurs «Leadership Basic», der am 30. April 2020 startete, wurde erstmals eine Weiterbildung ausschliesslich via Skype-for-Business durchgeführt. Zahlreiche weitere Bildungsangebote (Leadership-Programme, Klinische Ethik, Gesundheitsökonomie, Kompetenzanalysen bei Beförderungen Kaderärzt*innen, Teamentwicklungen, usw.) folgten. Pflichtkurse wurden schnell für die Online-Durchführung umgestaltet, sodass die Laufbahnentwicklungen jederzeit sichergestellt waren.
Dank der guten Zusammenarbeit mit den internen und externen Dozierenden sowie der hohen Akzeptanz der Online-Formate bei den Mitarbeitenden konnten bis Ende Jahr rund 70% der geplanten Bildungsangebote 2020 im bekannten oder neuen Format durchgeführt werden.
Ausblick
Das USZ beschäftigte sich bereits vor der Pandemie mit der Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen. Wir sind überzeugt, dass wir damit einen Beitrag für die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben leisten können und die Attraktivität als Arbeitgeber stärken. Die Pandemie hat diese Bestrebungen beschleunigt, was am Beispiel der Arbeit aus dem Homeoffice gut sichtbar wurde. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, die positiven Aspekte der besonderen Situation in den Arbeitsalltag zu überführen und so gestärkt und effizienter aus dieser Krise hervorzugehen. Die vergangenen, aussergewöhnlichen Monate stimmen uns sehr zuversichtlich, dass wir dieses Ziel erreichen und Homeoffice sowie andere flexible Arbeitsmodelle ein sinnvoller Bestandteil künftiger Arbeitsweisen bleiben werden.
Aufbau und Bezug des Standorts USZ Flughafen
Trotz der Zusatzbelastung durch die Pandemie erfolgten Aufbau und Bezug des Ambulatoriums USZ Flughafen planmässig. Der Eröffnung und Behandlung der ersten Patienten am 5. Oktober 2020 ging eine jahrelange, intensive Planung voraus. Über 30 Kliniken und Institute bieten am Flughafen spezialisierte, ambulante Leistungen an. Etwa 200 Mitarbeitende aus den Berufsgruppen Pflege, MTTB und Disposition arbeiten permanent am Flughafen und betreiben das Ambulatorium. Rund 600 Ärztinnen und Ärzte dagegen rotieren je nach Dienstplan zwischen den Standorten USZ Campus und USZ Flughafen.
